Assegurar a rentabilidade de uma empresa tem-se tornado um dos maiores desafios dos empreendedores. O cenário competitivo do mercado, as oscilações econômicas e muitos outros fatores impactam diretamente a sustentabilidade do negócio. Por isso, é indispensável realizar uma gestão de custos eficiente para garantir o aumento do lucro, a ampliação da produtividade e cuidar corretamente do orçamento.
A gestão de custos é um dos pontos centrais do gerenciamento financeiro e compreende o controle e a administração de todos os investimentos fixos e variáveis. Quer saber como fazer a gestão de custos da sua empresa? Confira, neste artigo, tudo o que você precisa saber para ter sucesso com o as finanças e alavancar o seu negócio.
Analise todos os custos e despesas
Geralmente, custos e despesas são empregados como sinônimos. Entretanto, diferenciá-los pode ajudar a alcançar a saúde financeira desejada. Os custos podem ser compreendidos como os investimentos realizados no serviço ou bem disponibilizado ao cliente (matéria prima, estoque, mão de obra, entre outros).
Já as despesas se referem aos gastos com estrutura que são indispensáveis à realização das operações. Ou seja, água, energia, aluguel e pagamento dos funcionários, por exemplo. Dito isso, o primeiro passo da gestão de custos é a verificação detalhada de quanto, como e onde a empresa emprega todos seus recursos.
Conhecer esses valores é muito importante, pois tanto as despesas quanto os custos precisam ser considerados no preço final praticado pelo seu negócio. Os produtos e serviços vendidos devem conter um valor que permita a manutenção da estrutura operacional, a cobertura dos investimentos realizados e, claro, a obtenção do lucro.
Isso não é tudo! O funcionamento da empresa envolve gastos fixos e variáveis. Os fixos são aqueles utilizados no pagamento dos funcionários, aluguéis, segurança, por exemplo. Já os gastos variáveis são os valores proporcionais às vendas, como impostos, comissões, etc. Para não se perder nos números, mantenha tudo registrado, pois só assim é possível adotar as melhores medidas e planejar a utilização dos recursos.
Faça o planejamento dos recursos
Planejar o uso dos recursos significa verificar quanto é necessário para manter a empresa produtiva por um determinado período. Mesmo nos negócios consolidados, a verificação periódica (semestral ou anual) é indispensável para prever quais serão as demandas financeiras.
Após construir o planejamento, faça a estimativa de custos (budgeting). Para isso, você poderá utilizar os orçamentos de períodos anteriores. Além da estimativa, lembre-se de que é preciso se preocupar com a distribuição dos recursos (forecast). Saiba exatamente qual será o valor investido em cada setor ou etapa de produção.
Controle os gastos
Após concretizar a análise e o planejamento, é hora de controlar e monitorar os gastos. A gestão de custos correta deve respeitar o planejamento estabelecido, corrigir os investimentos fracassados e ser capaz de reduzir os custos ao mínimo necessário (sem comprometer as operações).
Além de controlar os gastos, você precisa fazer um monitoramento sistemático. Ou seja, acompanhar ao longo do tempo as possíveis oscilações na base de custo para verificar se o planejamento está sendo cumprido, a fim de propor e implementar ações corretivas que possibilitem o alcance das metas.
Estabeleça metas coerentes
Para que as metas sejam alcançadas, elas precisam ser coerentes com a realidade da empresa, do segmento e do país. É necessário mirar longe sem tirar os pés do chão. Isso quer dizer que as metas fazem parte do planejamento estratégico e só serão alcançadas se estiverem integradas à cadeia de informações da gestão de custos.
Na hora de estabelecer as metas uma boa estratégia é dividi-las em: metas de curto e longo prazo. Tenha em mente objetivos mensais, anuais, bianuais e assim por diante. No mundo dos negócios o crescimento geralmente é gradativo. Aos poucos, substitua os objetivos atingidos por outros e jamais deixe de acompanhar se as metas foram ou não alcançadas.
Use a tecnologia
Existem diversas ferramentas informatizadas de gestão. Embora seja possível realizar o controle por meio de papéis ou planilhas, o mais viável é, sem dúvida, investir em softwares capazes de automatizar os processos que controlam o orçamento da empresa. Além de otimizar o tempo do gestor e demais colaboradores, eles apresentam diversas funcionalidades interessantes.
Os sistemas de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) são capazes de compilar, cruzar e analisar dados relacionados às despesas e a diversos outros setores da empresa. O funcionamento online possibilita que as informações se mantenham atualizadas e sejam acessadas de maneira descomplicada e rápida. Entre as principais aplicações relacionadas à gestão de custos, estão:
- emissão de boletos;
- controle de fluxo de caixa e contas a pagar;
- controle e monitoramento de estoque;
- orçamento operacional;
- controle e previsão fiscal;
- conciliação bancária.
Cada sistema tem suas particularidades. Antes de contratar esse tipo de serviço, confira as opções disponíveis e escolha aquela que apresentar melhor compatibilidade com as necessidades da sua corporação.
Envolva a equipe
Comumente, a empresa funciona como um grande time e, para vencer as partidas, todos precisam trabalhar em sintonia. Um dos segredos do sucesso para envolver a equipe é prezar pelo diálogo e compreender as particularidades e o perfil de cada colaborador.
Muitas vezes, para reduzir os custos, é preciso investir primeiro. Colaboradores capacitados são mais produtivos e conscientes dos ideais e necessidades da empresa. Logo, uma transformação de hábitos poderá trazer bons resultados, sobretudo, daqueles relacionados ao consumo. Quando todos se sentem responsáveis, tudo fica mais fácil.
Ademais, os funcionários são diretamente afetados pelas políticas da corporação. Implantar iniciativas de transparência e fomentar o sentimento de pertencimento amplia o engajamento no trabalho e, consequentemente, os resultados da empresa.
Como você pode perceber, a gestão de custos ultrapassa o simples corte de gastos. Ela abrange o uso da tecnologia, o relacionamento com os colaboradores, as análises de saídas, o planejamento estratégico e o estabelecimento de metas.
Para garantir o sucesso, fique atento a cada uma dessas questões e não hesite em procurar ajuda sempre que julgar necessário. Em diversos casos, a consultoria e o conhecimento especializado são bons aliados para aumentar a produtividade e reduzir os custos.
Agora que você já sabe como fazer a gestão de custos da sua empresa, que tal conferir algumas alternativas e começar a economizar? Veja nosso artigo e descubra se vale a pena substituir a energia elétrica pela solar!
